W każdej szkole czy zakładzie pracy konieczne jest czasowe przeprowadzanie inwentaryzacji sprzętu ruchomego. Tradycyjny sposób inwentaryzacji typu papier i długopis, polegający na ręcznym zapisywaniu stanu inwentarza i porównywaniu go z danymi z poprzednio przeprowadzonej inwentaryzacji jest czasochłonny, niewygodny i w obliczu istnienia nowych technologii automatycznej identyfikacji nieco przestarzały. Znacznie łatwiej i efektywniej jest wykorzystać do tego celu kody kreskowe. Zakład pracy czy szkoła, może do tego celu nabyć własny sprzęt bądź skorzystać z firmy które zajmują się wypożyczaniem tego typu sprzętu.
Jak przeprowadza się taką inwentaryzację? Najpierw należy wprowadzić wszystkie przedmioty do komputerowej bazy danych, a następnie dla każdego sprzętu wygenerować odpowiednie etykiety. Nie potrzeba do tego żadnej specjalnej drukarki etykiet – wystarczy zwykły sprzęt biurowy. Po naklejeniu etykiet na sprzęt, za każdym kolejnym razem, inwentaryzując sprzęt wystarczy odczytać za pomocą czytnika kod z danego sprzętu i porównać go ze stanem wynikającym z poprzedniego raportu. Oczywiście należy pamiętać o tym, by w kody kreskowe zaopatrywać każdy kolejny zakupiony przedmiot podlegający inwentaryzacji.